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澳大利亚政府机构向“2015年全面实现数字转型”迈进
文章作者:马林青 赵丽 编译 来源:中国档案报
[2013/9/5 9:19:54][阅读2668次]

    日前,澳大利亚国家档案馆对外宣布,从2015年开始,以数字形式产生的文件,将只能以数字格式移交到国家档案馆。这项举措的对象是占文件总量约5%、具有档案价值、最终将被移交到档案馆永久保管的档案文件。另外,这项改革有望扩大到对机构内所有信息和文件的管理,鼓励机构迈入以数字信息管理为主导的新环境。
    在此之前,澳大利亚国家档案馆已于2011年7月发布了《政府数字转型政策》,要求所有机构都要实施数字信息和文件管理以提高效率。该政策发布后意味着澳大利亚政府的大部分文件将以数字形式生成、存储和管理,而将尽可能多地对已接收的纸质文件进行数字扫描,如此一来,将不再会产生新的纸质案卷。澳大利亚国家档案馆宣布2015年开始实施全面数字转型的目标即是在此政策的推动下确立的,也是落实此政策的具体实践。
    根据澳大利亚全面数字转型目标的要求,此次信息改革的目标文件类型涉及电子邮件、社交媒体、数据库、网站以及移动设备、业务系统或其他数字技术所产生的内容信息等等。这些数字文件均是数字时代机构职能活动的反映,必须得到有效管理。随着时间的推移,历经组织演变和技术变革,这些文件必须要保证一直具备真实性、完整性、可靠性、可利用性。显然,在这种情况下,将数字文件转化为纸质文件的管理思路和方法已不能适应数字时代信息与文件管理的需求。
    实施数字转型首先出于政策要求。根据《政府数字转型政策》要求,各机构必须积极向数字信息和文件管理转变,并就其数字信息和文件管理进程,定期向上级汇报。
    政府信息是宝贵的国家资源,也是关键的组织资产。要想从文件和信息中获取最大效益,机构必须以最有效的方式管理这些文件和信息。实行数字管理是实现此目标最有效、最经济的方式。
    各机构有义务管理其文件,并为其活动行为和资源支出作出解释说明。由于现在大部分的信息都是以数字形式产生的,以数字形式存储和管理信息自然是最合理的。将数字信息转化为纸质文件进行存储和管理会造成资源浪费,且随着机构业务越来越依赖于数字技术,这种转换将日益变得不切实际,而且也会阻碍创新的步伐。
    以数字形式管理文件将促进机构最大限度地利用新技术并改进业务的经营方式,并将推动各机构以更高效而经济的方式实践政府的数字信息改革。与此同时,数字信息与文件管理将带来诸多好处,如提高运营效率、提升组织管理水平、改进业务流程和降低存储成本等。具体说来,表现在:通过更快捷的信息利用和管理,改进业务流程;通过更便捷、全面地查找到有价值信息,提升决策水平;通过保证数字信息的真实、可靠、完整,提高服务质量;节省员工信息查找时间,减少信息孤岛;促进机构范围内以及机构之间的信息共享和信息增值;降低规定内成本,提供准确、及时和易于理解的证据,满足法律法规要求;便于业务的迁移,降低管理风险,提高业务连续性;大大减少纸质文件的生成、存储、检索和处理,降低成本。 
马林青 赵 丽 编译

         原载于《中国档案报》2013年8月30日    总第2503期    第三版


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